Ai fini della normativa Antiriciclaggio, il cliente è il soggetto che instaura rapporti continuativi, compie operazioni ovvero richiede o ottiene una prestazione professionale a seguito del conferimento di un incarico. È del tutto evidente da quanto sopra che il cliente può essere un soggetto italiano o straniero e come in entrambi i casi si debba adempiere agli obblighi della normativa Antiriciclaggio: il fatto cioè che il cliente sia di nazionalità straniera non solo non esime dall’obbligo della adeguata verifica ma, anzi, possa comportare la necessità di una verifica rinforzata.

Secondo la Regola Tecnica n. 2.4 del CNDCEC, le tipologie di clienti considerati a basso rischio sono:

• le pubbliche amministrazioni
ovvero organismi o enti che svolgono funzioni pubbliche, anche disciplinati da normative UE;
• le società quotate su mercati regolamentati nella UE;
• le società quotate su mercati regolamentati extra UE salvo se ubicate in Paesi terzi ad alto rischio;
• i soggetti sottoposti a vigilanza (in materia bancarie e creditizia, in materia di intermediazione finanziaria e in materia di assicurazioni private ovvero per attività assicurativa e riassicurativa).

Ai fini della normativa Antiriciclaggio, il titolare effettivo è la persona fisica o le persone fisiche, diverse dal cliente, nell'interesse della quale o delle quali, in ultima istanza, il rapporto continuativo e' istaurato, la prestazione professionale è resa o l'operazione è eseguita.

Con verifica rafforzata si intende l’adozione di misure ulteriori di adeguata verifica della clientela mediante:

• l’acquisizione di informazioni aggiuntive sul cliente e sul titolare effettivo;
• l’approfondimento degli elementi posti a fondamento delle valutazioni sullo scopo e sulla natura del rapporto;
• l’intensificazione della frequenza dell'applicazione delle procedure finalizzate a garantire il controllo costante nel corso del rapporto continuativo o della prestazione professionale. In particolare secondo la Regola Tecnica n. 2.5 del CNDCEC ai fini della corretta esecuzione degli obblighi di adeguata verifica rafforzata il comportamento del professionista deve attenersi ad uno o più dei seguenti suggerimenti:
  • prestare particolare attenzione, attraverso opportuni riscontri documentali, all’identificazione dei titolari effettivi, all’eventuale uso di identità false, di società di comodo/fittizie, all’interposizione di soggetti terzi (anche se membri della famiglia), ai clienti occasionali;
  • adottare misure supplementari per la verifica o la certificazione dei documenti forniti, o richiedere una certificazione di conferma rilasciata da un ente creditizio o finanziario soggetto alla direttiva, ovvero assicurarsi che il primo pagamento relativo all’operazione sia effettuato tramite un conto intestato al cliente presso un ente creditizio che non abbia sede in Paesi terzi ad alto rischio, per come definiti dall’art. 24, co. 2, lett. c);
  • verificare l’eventuale presenza del cliente o di soggetti ad esso collegati, purché resi noti al professionista e coinvolti nelle attività oggetto della prestazione professionale, nelle liste delle persone e degli enti associati ad attività di finanziamento del terrorismo o destinatari di misure di congelamento;
  • verificare la sottoposizione del cliente o di soggetti ad esso collegati, purché resi noti al professionista e coinvolti nelle attività oggetto della prestazione professionale, ad indagini o processi penali per circostanze attinenti al riciclaggio e/o al finanziamento del terrorismo, ovvero la riconducibilità degli stessi ad ambienti del radicalismo o estremismo;
  • consultare fonti aperte e social media.

Il Professionista applica misure rafforzate di adeguata verifica della clientela principalmente:

• in presenza di un elevato rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo;
• in caso di clienti residenti in Paesi terzi ad alto rischio individuati dalla Commissione europea;
• in caso di rapporti di corrispondenza transfrontalieri con un ente creditizio o istituto finanziario corrispondente di un Paese terzo;
• in caso di rapporti continuativi, prestazioni professionali o operazioni con clienti e relativi titolari effettivi che siano Persone Politicamente Esposte;
• nei in casi di operazioni caratterizzate da importi insolitamente elevati ovvero in cui sussistano dubbi circa le finalità di cui le medesime sono, in concreto, preordinate;
• in presenza di determinati fattori di rischio relativi ai clienti, relativi a prodotti, servizi, operazioni o canali di distribuzione, oppure relativi a determinati fattori di rischio geografici.

Ai fini della normativa Antiriciclaggio, l’operazione è l'attività consistente nella movimentazione, nel trasferimento o nella trasmissione di mezzi di pagamento o nel compimento di atti negoziali a contenuto patrimoniale; costituisce operazione anche la stipulazione di un atto negoziale, a contenuto patrimoniale, rientrante nell'esercizio dell'attività professionale o commerciale.

L’analisi e la valutazione del rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo da parte del Professionista consistono nella compilazione di una sorta di “scheda di valutazione” redatta, in formato cartaceo o elettronico, sulla base di fattori di rischio associati alla tipologia di clientela, all'area geografica di operatività, ai canali distributivi e ai prodotti e i servizi offerti. Tale analisi e valutazione deve essere documentata per dimostrare l’assolvimento degli obblighi giuridici di adeguata verifica della clientela. Questa “scheda valutativa” viene, in particolare, stesa attraverso:

• i principi contenuti nella normativa Antiriciclaggio;
• gli indicatori di anomalia contenuti nel DM 16 aprile 2010;
• gli schemi di anomalia predisposti dall’UIF in relazione a diverse fattispecie;
• le Regole Tecniche emanate dal CNDCEC.

In linea generale il controllo costante nel corso del rapporto continuativo o della prestazione professionale si attua attraverso l'analisi delle operazioni effettuate e delle attività svolte o individuate durante tutta la durata del rapporto, in modo da verificare che esse siano coerenti con la conoscenza che il soggetto obbligato ha del cliente e del suo profilo di rischio, anche riguardo, se necessario, all'origine dei fondi. Per quanto riguarda l’adeguata verifica rafforzata di clienti già acquisiti, si deve procedere entro il 30 giugno di ogni anno all’aggiornamento dell’adeguata verifica, qualora questa si renda opportuna in considerazione del mutato livello di rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. Secondo la Regola Tecnica n. 2.4 del CNDCEC, nel caso di cliente a basso rischio di riciclaggio il controllo sulla clientela potrà essere effettuata con una maggiore cadenza temporale; ad esempio nel caso di rapporti professionali continuativi si può effettuare una verifica con cadenza triennale mediante anche una semplice dichiarazione confermativa da parte del cliente che il quadro informativo a lui riferito non è mutato.

L’Attività di conservazione consiste nel custodire, per 10 anni dalla cessazione del rapporto professionale e con modalità cartacea o informatica, i documenti, i dati e le informazioni utili a prevenire, individuare o accertare eventuali attività di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo e a consentire lo svolgimento di verifiche delle analisi effettuate, nell'ambito delle rispettive attribuzioni, dalla UIF o da altra Autorità competente (es. Guardia di Finanza). La documentazione conservata deve consentire, quanto meno, di ricostruire univocamente:

• la data del conferimento dell'incarico;
• i dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell'esecutore e le informazioni sullo scopo e la natura del rapporto o della prestazione;
• la data, l'importo e la causale dell'operazione;
• i mezzi di pagamento utilizzati (cfr. Regola Tecnica n. 3 del CNDCEC).

Le modalità di conservazione adottate devono prevenire qualsiasi perdita dei dati e delle informazioni ed essere idonee a garantire la ricostruzione dell'operatività o attività del cliente nonché l'indicazione esplicita dei soggetti legittimati ad alimentare il sistema di conservazione e accedere ai dati e alle informazioni ivi conservati.
Secondo la Regola Tecnica n. 3 del CNDCEC, nel caso di conservazione cartacea, al fine di soddisfare il requisito della storicità, tutti i documenti conservati in modalità cartacea devono essere datati e sottoscritti dal professionista o da un suo delegato; nel caso di conservazione informatica, il professionista può avvalersi: o di un modello interno per cui il processo/sistema di conservazione è realizzato all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici; oppure di un modello esterno per cui il responsabile della conservazione può affidare il processo/sistema di conservazione, in modo totale o parziale, a soggetti terzi pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche. Sempre secondo la Regola Tecnica n. 3 del CNDCEC, il sistema di conservazione informatico deve garantire l’accesso all’oggetto conservato, per il periodo prescritto dalla norma, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico.

Il Professionista deve procedere alla segnalazione all’UIF in presenza di un’operazione sospetta. La segnalazione, che non è una denuncia, viene eseguita in via telematica tramite il portale rinvenibile all’indirizzo: http://uif.bancaditalia.it/adempimenti-operatori/segnalazioni-sos/index.html dove è possibile trovare tutte le istruzioni. Per accedere ai servizi del portale, occorre preventivamente iscriversi al sistema di anagrafe dei segnalanti della UIF. L'iscrizione prevede una prima fase di auto-registrazione al portale (https://infostat-uif.bancaditalia.it/) e una seconda fase di richiesta di autorizzazione alla trasmissione delle segnalazioni mediante la compilazione e l'invio a mezzo posta elettronica certificata di un modulo di adesione, da corredare, in alcuni casi, di ulteriore documentazione, secondo quanto riportato nelle "Istruzioni per la compilazione del modulo". Il CNDCEC prevede una seconda modalità di segnalazione delle operazioni sospette attraverso il software online AS-SOS disponibile sulla home page del sito www.commercilisti.it oppure, direttamente, sul sito https://antiriciclaggiopro.it/ che permette la ricezione della segnalazione in forma anonima. Il Professionista deve, però, preventivamente registrarsi per poter usare questo servizio.

In presenza di una operazione sospetta, il Professionista deve procedere con la segnalazione: essa non è una facoltà, bensì un obbligo di legge. La segnalazione non è una denuncia e non costituisce, di conseguenza, una violazione del segreto professionale o di alcuna altra norma deontologica. Il Professionista (unitamente ai suoi collaboratori e dipendenti) non incorre, pertanto, in alcuna responsabilità di alcun tipo e non deve, tassativamente, informare il cliente della segnalazione fatta o «dell'invio di ulteriori informazioni richieste dalla UIF o dell'esistenza ovvero della probabilità di indagini o approfondimenti in materia di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo».